Sistema di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Software
6 giugno 2014, prima data di entrata in vigore della normativa riguardante la fatturazione verso una parte della Pubblica Amministrazione, operazione che si concludera' il 31 marzo 2015, con l'obbligo verso la totalita' degli enti Pubblici.
Quindi, secondo le tabelle sottoriportate, chiunque a qualsiasi titolo, Artigiani, imprese, professionisti, commercialisti, Associazioni di Categoria, ecc., debba fatturare materiali o servizi alla PA dovra' farlo con le regole dettate dal Decreto 3 aprile 2013 n. 55.
dal 6 giugno 2014
• Presidenza del Consiglio, Ministeri, Avvocatura dello Stato
• Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Fiscale
• Agenzie Fiscali
• Istituti di Istruzione Statale di ogni ordine e grado
• Forze di Polizia a Ordinamento Civile e Militare per la Tutela dell'Ordine e della Sicurezza Pubblica
dal 31 marzo 2015
dal 1 Luglio 2018
Spostata al 1 gennaio 2019
Inizia il primo stralcio della fatturazione elettronica anche fra ditte private, si inizia con:
• Stazioni di servizio, Utenze varie tipo luce, acqua, gas, commercialista, avvocato o semplicemente altre aziende;
Cio' significa che non si utilizzeranno piu' le schede carburanti per i rifornimenti, ma la stazione di servizio dovra' obbligatoriamente emettere nei Vostri confronti la fattura elettronica, quindi dovrete gia' essere in grado di riceverla, cosi' anche per le fatture che riceverete dalle utenze aziendali, acqua gas, luce, ecc.
dal 1 gennaio 2019
Inizia la fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le ditte;
Percio' dovrete essere pronti sia per l'invio delle fatture, (ciclo attivo) ma anche per la ricezione, (ciclo passivo)
Le regole per eseguire tutte le procedure, sono elencate sul sito http://www.fatturapa.gov.it/ e comunque si sintetizzano nei seguenti passaggi.
Se possedete un software gestionale di fatturazione predisposto e aggiornato per l'emissione delle fatture PA, si procede in questo modo:
- Generazione attraverso l'utilizzo del vostro gestionale di un file XML estratto dalla fattura intestata ad un ente pubblico;
- Firma elettronica del suddetto file;
- Invio elettronico del file firmato allo SdI, Servizio di Interscambio, che provvedera' attraverso un codice univoco ad inviare il file stesso alla Amministrazione Pubblica verso cui e' stata emessa la fattura;
- Il Sdi, verifichera' l'esattezza del file inviato, e se ok provvedera' alla consegna;
- il SdI vi inviera' una ricevuta;
- Rimane ora da fare la parte piu' difficile, cioe' la conservazione sostitutiva;
- Il file XML entro 15 giorni dalla conferma positiva di ricezione da parte della PA, dovra' essere messo in conservazione sostitutiva per 10 anni, non prima di avere apposto a tale file o gruppo di files contenenti diverse fatture, 2 marche temporali acquistabili dai fornitori di Firma elettronica, che servono a certificare appunto la data e ora di inizio della conservazione.
Dato che la conservazione sostitutiva per 10 anni, di cui al punto 7, non puo, per una serie di motivi sia tecnici che di costi, essere fatta in modo autonomo su uno dei vostri PC o Server, la nostra proposta prevede quanto segue:
Un accesso su browser Internet Explorer, Mozzilla, o altri, sia con PC che Tablet o iPad, che permette di fare in sintesi due cose:
Se possedete un software gestionale di fatturazione predisposto e aggiornato per l'emissione delle fatture PA, una volta generato il file XML, questo va caricato in pochi secondi attraverso un'interfaccia semplice sul nostro portale, e il nostro sistema provvedera' ad eseguire automaticamente tutti i passaggi dal punto 2 al punto 7 compreso.
Quindi con le credenziali in vostro possesso, potrete in qualsiasi momento, e per 10 anni consultare anche su eventuale richiesta dell'Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza i documenti e le ricevute archiviate.
Se non possedete un software gestionale di fatturazione, oppure questo non ha la possibilita' di generare il file XML indispensabile, sempre sul nostro accesso internet avrete a disposizione una interfaccia per inserire manualmente all'interno di un format che vi seguira' passo per passo, tutti i dati della fattura cartacea, a completamento il nostri sistema procedera' sempre dal punto 2 fino al 7.
Infine, se non volete inserire personalmente le fatture, con il nostro sistema potrete spedirci il cartaceo della fattura anche fatta a mano, e noi provvederemo a gestirla secondo le modalita' sopra descritte, e schematizzate nella sottostante immagine.
Le Nostre proposte sull'argomento Fattura PA e tra ditte private, cliccando sulla sovrastante immagine.
Richiedete sempre una conferma prezzi, in quanto stiamo trattando per una ulteriore diminuzione del costo del mantenimento dei server certificati e adatti allo scopo.
Ecco che come preannunciato, si presenta fresca fresca 20 ottobre 2014, una nuova soluzione, che con regole diverse da quella gia' descritta, può risultare completamente gratuita da parte dell'utente per un massimo di 24 fatture emesse in un anno.
Quanto detto, viene fornito dalle Camere di Commercio di competenza per ogni provincia, purche' si abbiano i seguenti requisiti:
- Essere iscritti ad una Camera di Commercio;
- Possedere o acquistare una CNS, Carta Nazionale dei Servizi, che deve servire sia per l'identificazione del soggetto, sia per la firma del file della fattura che in questo caso deve essere fatto autonomamente;
A questo punto ci si collega al sito infocamere, la prima volta si deve effettuare una registrazione, dopo di che si viene riconosciuti attraverso la CNS, occorre provvedere a compilare la fattura Online, a firmare il file generato, spedirlo e gestire le ricevute di ritorno e l'archiviazione della fattura stessa.
Fino a questo punto, a parte l'acquisto ed i rinnovi della CNS, il servizio e' completamente gratuito.
Se invece non volete, o non potete fare tutto questo in modo autonomo, oltre alla soluzione gia' elencata, di cui potete scaricare o visualizzare i costi, e' possibile sempre con la CNS, registrarsi, e procedere alla delega online a nostro favore, o di altro professionista competente, e in questo caso dovrete solo inviare la normale fattura cartacea al delegato, che potra' fare tutte le operazioni al Vostro posto, previo concordato sui costi in base anche alla quantita' di documenti emessi verso la PA nell'arco di un anno.
E' meglio spendere due parole in piu' e partire con il piede giusto, piuttosto che opeare la scelta sbagliata, sempre difficile da correggere a percorso avviato.
Fatture PA, Attenzione ai contratti "capestro"
In particolare negli ultimi mesi o settimane prima della scadenza ultima del 31 marzo 2015, data dalla quale tutta la Pubblica Amministrazione non potra' piu' accettare, tantomeno pagare le fatture dei propri fornitori in formato cartaceo, sono fiorite in quantita' a crescita esponenziale molte offerte per la gestione e la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche alla PA.
Data la difficolta' oggettiva di gestire tutte le procedure necessarie, la nostra Societa' si e interessata per ottenere una gestione in outsorcing di tale servizio, analizzando a fondo quelle che sono realmente le spese finali effettive, tenendo conto che tale servizio deve servire soprattutto a coloro che sono gia' nostri Clienti, cercando di non farli entrare nel marasma generale che si e' e si sta' creando.
Di seguito andremo ad elencare che cosa si deve evitare nella scelta di un servizio analogo.
- Diffidare innanzitutto di chi offre "fatture illimitate" o "tutto gratis per un anno"
- Il servizio di assistenza telefonica e' spesso a pagamento con la necessita' di aprire un ticket per ogni quesito, in un caso analizzato un solo ticket costava 15 Euro.
- Ci siamo imbattuti anche in una situazione dove i canoni annui vanno rinnovati obbligatoriamente; se non si rinnova (e lo si legge anche dalle clausole dei loro contratti) "...in caso di cessazione del Contratto e/o del Servizio i Fornitori consentiranno al Cliente di recuperare i propri documenti, entro e non oltre 60 (sessanta) giorni dalla data di detta cessazione ... Decorso il suddetto termine, il Cliente autorizza sin da ora i Fornitori a cancellare i documenti informatici e gli annessi metadati versati in conservazione (e tutte le relative copie di salvataggio)...".
In questo caso, se il cliente dopo anche un solo anno decide o di non lavorare piu' per la PA, o di passare ad altro gestore della fatturazione PA, questi sopradescritti interrompono anche la conservazione delle fatture gia' emesse obbligatoria per 10 anni, costringendo il Cliente a scaricarsi tutti i documenti e le relative ricevute, mettendoli in conservazione presso un nuovo gestore, quindi ulteriori spese.
Il nostro sistema, appunto perche' e' soprattutto un "biglietto da visita" verso i nostri Clienti, non comporta intanto utili diretti a nostro favore ed e' estremamente chiaro sia come costi che come clausole funzionali. Il nostro unico interesse è che il Cliente possa continuare a lavorare, e si spera molto anche con la PA, nel modo piu' agevole possibile, perche' se cosi' e' probabilmente continuera' ad essere nostro Cliente anche per tutti gli altri servizi informatici offerti.